Lire un rapport annuel d’activités c’est survoler ce qu’a réalisé un organisme communautaire. On voyage dans le temps et on voit défiler les événements clés de l’année qui vient de s’écouler. C’est ce que je ressens quand on me confie la révision ou rédaction d’un rapport d’activités. Voici quelques astuces retenues dans ma pratique et qui vous aideront dans la rédaction de votre rapport annuel.
Un rapport novateur
Vous serez forcément tenté de vous inspirer du rapport précédent. Commencez par déterminer votre degré de tolérance à la répétition. Acceptez-vous que des paragraphes soient écrits comme dans l’ancien rapport ? ou au contraire, souhaitez-vous partir sur du neuf ? Des choses demeureront certes identiques, néanmoins, le copier-coller est à éviter. Une vigilance s’impose si vous avez changé le nom d’un programme. Dans ce cas, utilisez la nouvelle appellation. Ayez un rapport novateur ; à cette fin, les photos et les témoignages sont d’excellents outils. Si des perspectives d’avenir ont été annoncées l’an dernier, le rapport actuel doit dire ce qui a été réalisé afin d’incarner vos progrès.
Des données précieuses
Faire parler les chiffres est une stratégie judicieuse mais encore faut-il produire des statistiques. Pour éviter que cela devienne un casse-tête, mettez à contribution votre équipe afin qu’elle vous communique toute l’année des données chiffrées (quand j’étais intervenante, je produisais les statistiques du bénévolat mensuellement). Le nombre d’ateliers animés ou le nombre de participants à vos activités sont des données précieuses à collecter. Choisissez la manière de faire vos calculs. Exemple : comptabiliser le nombre d’enfants ayant fréquenté la halte-garderie ou comptabiliser le nombre d’heures qu’ils y ont passé ; d’où l’avantage de se doter d’un système de calcul efficace. Que prévoient vos ententes avec les bailleurs de fonds ? Est-ce réaliste pour vos éducatrices ? Posez-vous les bonnes questions car compiler des statistiques est une tâche énergivore. Enfin, convertissez vos chiffres en graphiques et le plaisir visuel sera garanti !
Souligner les nouveautés
Un rapport d’activités de qualité ne manquera pas de souligner les nouveautés de l’année et la liste est infinie : implantation d’un logiciel performant, démarrage d’un nouveau partenariat, présence dans un nouveau réseau social, mise en place d’une politique de télétravail, etc. Le ciblage d’un nouveau public vaut la peine d’être souligné. C’est le cas d’un centre de femmes qui décide d’offrir des activités à des hommes. L’ajout d’un nouveau service mérite d’être mis en lumière si par exemple la pandémie vous a poussé à offrir des repas congelés au lieu de vos habituels repas chauds.
Les tendances observées
Le sens d’observation de vos intervenantes et intervenants est fondamental. Le cumul de petits détails dessinera des orientations et faits saillants qui feront parler votre expertise. Les tendances observées peuvent être un changement dans le portrait de votre public cible (augmentation des demandeurs d’asile). Ça peut aussi être une pratique – positive ou négative – constatée sur le terrain (augmentation de la violence conjugale).
Valoriser les « bons coups »
Vos bénévoles sont fidèles et ont renouvelé leur implication. Vous avez réussi à éviter une éclosion de covid et en conséquent ne pas avoir de bri de service durant la pandémie. Vous avez remporté un prix qui récompense vos bonnes pratiques. Vous avez augmenté votre capacité d’accueil et vos statistiques. Bravo pour vos impacts positifs ! Ce n’est jamais prétentieux de valoriser les « bons coups ». Même l’aide qui ne relève pas directement de votre mission mérite d’être soulignée comme les efforts déployés pour aider les gens dans le virage numérique. La somme de ces petits coups de main invisibles au quotidien finit par constituer un gros morceau de relation d’aide dans votre communauté.
Dédramatiser le négatif
Beaucoup d’organismes ont souffert de pénurie de main d’œuvre après la pandémie et c’est possible qu’un départ d’employé vous ait poussé à suspendre une activité… Mentionnez cette situation dans le rapport et tournez cette faiblesse en force. Expliquez le travail réalisé par l’employé et expliquez comment vous avez remédié à la situation. Exemple : le recours exceptionnel à des consultants externes. Dédramatiser le négatif prouve vos efforts pour garantir la pérennité de votre mission et cela mérite d’être mentionné.
Le lectorat aime apprendre des choses nouvelles. Votre rapport est ainsi une opportunité pour appuyer votre expertise. Mettez en relief les mots synonymes de vos forces. Que ce soit l’ADS+ ou le développement langagier de l’enfant, n’hésitez pas à expliquer vos approches. Si vous souhaitez me confier la correction ou la révision de votre rapport d’activités, il me fera plaisir de vous accompagner dans votre démarche.
